OneDriveをもっと便利に！SharePointとの違いもこれでスッキリ解決
Microsoft 365を使い始めたけれど、「OneDriveとSharePointってどう違うの？」と感じたことはありませんか？この記事では、OneDriveやSharePointの基本と便利な使い方、違いと使い分けについて、初心者にもわかりやすく解説します。
まずは基本をおさらい！クラウドストレージとは
OneDriveやSharePointは「クラウドストレージ」と呼ばれるオンライン保存サービスの一種です。
クラウドストレージの特徴：
オンライン保存：インターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能
バックアップ機能：災害や機器トラブルがあってもデータ復旧がしやすい
簡単なファイル共有：URLを送るだけでファイルの受け渡しが可能
OneDrive とは？
OneDrive は、主に個人向けのクラウドストレージです。個々のユーザーがファイルを保存し、複数のデバイス間で同期できるように設計されています。
<OneDrive の主な特徴>
- 個人用ストレージ:ユーザーごとに個別のストレージスペースが割り当てられる。
「OneDrive for Business」（法人向け有償サービス）の場合、標準で1TBほど利用可能。 - 簡単なファイル共有: 他のユーザーとリンクを共有することで、特定のファイルやフォルダーを簡単に共有できる。
- デバイス間の同期: Windows、Mac、iOS、Android などの複数のデバイスで同期が可能。
- プライベートなデータ管理: 企業向けの OneDrive for Business では、個人の業務用ファイルを安全に保存し、必要に応じて共有できる。
初心者でも簡単！業務で使える便利機能3選
基本がわかったところで、ここからはさらにOneDriveを便利に使いこなすためのテクニックを3つ紹介します。すぐに実践できる内容ばかりなので、今日からぜひ活用してみてください。
1. バージョン履歴の利用
誤ってファイルを編集してしまった場合や、共同編集中にファイルの変更が必要なとき、OneDriveのバージョン履歴機能を使ってファイルを過去の状態に戻すことができます。Microsoft 365ファイル、PDF、写真、動画など様々なファイル形式に対応しています。
Note
手順：
1. OneDrive上で対象のファイルを右クリック
2.「バージョン履歴」を選択すると過去のバージョンが表示されます
3.「復元」または「表示」で確認／戻す
2. ディスクスペースの節約
「ファイルオンデマンド」機能を使い、必要なファイルだけをダウンロードし、他のファイルはクラウドに保存してディスクの容量を節約することができます。全てのファイルをPCに保存する必要がなくなり、ディスク容量の少ないPCをお使いでも、効率的に空き容量を活用できます。
Note
手順：
1. OneDriveの設定を開く
タスクバー右下の通知領域にある 雲のアイコン（OneDrive） を右クリック
2. 「同期とバックアップ」または「設定」タブを開き、「ファイル オンデマンド」という項目を確認
3. 「ディスク領域の解放」をクリックし進めます
これにより、長期間使用していないファイルが自動的にローカルから削除され、クラウド上のみに保存されます
3. オフラインアクセス
必要なファイルやフォルダを「このデバイスに常に保存」に設定し、事前にダウンロードしておけば、出張や移動中などインターネットに接続していなくてもファイルの閲覧・編集が可能です。
Note
手順：
1. エクスプローラーでOneDriveフォルダを開き、必要なファイルやフォルダを右クリック
※クラウドマークのあるファイルはオンライン専用の状態です
2. 「このデバイス上に常に保持する」をクリックするとローカルにダウンロードされます
SharePointとの違いと使い分け
ここからは、「OneDriveとSharePoint、何が違うの？」という疑問に答えます。
SharePoint とは？
SharePoint は、チームや組織全体でのコラボレーションを目的としたストレージとコンテンツ管理システムです。単なるファイルの保存場所ではなく、文書管理やワークフローの自動化、チームサイトの構築など、多機能なプラットフォームとして利用されます。
<SharePoint の主な特徴>
- チーム向けのストレージ: SharePoint は組織やチームでのファイル共有・管理に特化。
- 高度なアクセス制御: ユーザーごとに異なるアクセス権を設定でき、チームメンバーごとに適切な権限を与えることが可能。
例）経理部の給与情報などの資料は関係のない社員がアクセスできないようにしておく。
アクセスできるメンバーや、それぞれの編集権限などを設定可能。 - コンテンツ管理機能: バージョン管理、メタデータ管理、検索機能が充実しており、大量のファイルやドキュメントの整理がしやすい。
- 統合されたワークフロー: Power Automate などのツールと連携し、業務プロセスを自動化できる。
「Teamsのファイル、保存先はSharePoint？OneDrive？」
どこに保存されたの？と迷いやすいTeamsのファイルですが、実は保存先は使い方によって異なるんです:
| 共有方法 | 保存先 | 補足 |
|---|---|---|
| チーム（チャネル投稿など） | SharePoint | チーム用のドキュメントライブラリに自動保存 |
| チャット（1対1・グループ） | OneDrive | 送信者のOneDriveに保存され、共有設定がされた状態 |
つまり、共有した場所によって保存先が変わってきます。
Teams、OneDrive、SharePointは連携して動いているので、仕組みを知っておくと安心です。
まとめ
「個人で管理したいファイル」なら OneDrive、「チームで共有・整理したいファイル」なら SharePoint。
一見よく似たこの2つですが、目的や使うシーンによって使い分けることで、ファイルの迷子や共有ミスを防ぐことができ、日々の業務効率がグッとアップします。
今回ご紹介したOneDriveの便利なTipsも、ぜひ実際の業務で活用いただけると嬉しいです。